Legalizacja dokumentów

Ustawa o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r., z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce.

Przedsiębiorca występujący do Opolskiej Izby Gospodarczej  o legalizację dokumentów po raz pierwszy, do wniosku załącza niżej wymienione dokumenty zawierające aktualne dane:

1. Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:
   • aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości,
   • lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju,
   • lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego.

2. Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON
   • aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.

3. Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
   • kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.

4. Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie.
   • wzoru podpisu w obecności przedstawiciela Opolskiej Izby Gospodarczej na specjalnym formularzu lub,
   • wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
   • kopii karty wzorów podpisów bankowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez pracownika banku,

Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa  może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.

W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących zmiany w dokumentach wymienionych powyżej przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.

Dokumenty wymienione pod numerami 1, 2, 3 mogą być zamiennie dołączone w oryginale lub kserokopii poświadczonej urzędowo lub notarialnie. Na wniosek przedsiębiorcy Opolska Izba Gospodarcza zwraca oryginał dokumentu po potwierdzeniu za zgodność z okazanym dokumentem kserokopii dostarczonej przez wnioskodawcę, przeznaczonej dla OIG.

Dokumenty do legalizacji powinny być przedkładane przez przedsiębiorcę w określonej przez niego ilości egzemplarzy i jednego egzemplarza dodatkowego przeznaczonego do dokumentacji, która pozostaje w Opolskiej Izby Gospodarczej . Wszystkie egzemplarze dokumentów przedłożonych do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa.

Legalizacji podlegają jedynie oryginalnie podpisane dokumenty. Z procesu legalizacji wyłączone są dokumenty nie podpisane, dokumenty z podpisami naniesionymi elektronicznie lub poligraficznie, kserokopie i skany, wydruki dokumentów i inne, o których informujemy w trakcie szkoleń i w naszej korespondencji.

Kryterium oryginalności nie spełniają i w związku z tym nie mogą być legalizowane dokumenty:

• zarówno własne lub zewnętrzne, które są kserowane i następnie oryginalnie podpisywane przez reprezentację (np. kserokopia certyfikatu ISO podpisana oryginalnie przez reprezentację firmy),
• podpisane przez reprezentację częściowo elektronicznie, a częściowo oryginalnie (np. świadectwo analizy producenta ze skanem podpisu laboranta i oryginalnym podpisem reprezentacji),
• wydruki elektroniczne np. z CEIDG, KRS, REGON lub innych elektronicznych rejestrów, nawet po ich podpisaniu przez upoważnionych przedstawicieli firmy,
• umowy handlowe ze skserowanymi podpisami strony zagranicznej, mimo, że nie są one przedmiotem naszego zainteresowania przy procesie legalizacji podpisów polskiej strony,
• kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem i to niezależnie od tego, czy potwierdzenia dokonuje wnioskodawca, czy urząd państwowy (np. kopie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny).
•  

Legalizację można wykonać na oryginalnie podpisanych kopiach pod warunkiem legalizacji również oryginału lub oryginalnie podpisanych duplikatach.

Jednocześnie podkreślamy, że są też dokumenty, które nie podlegają legalizacji chociaż są wystawione i podpisane w oryginale. Do nich należy zaliczyć:

• zaświadczenia i raporty bankowe,
• zaświadczenia i decyzje wydane przez urzędy skarbowe,
• dokumenty sądowe i wyroki, w tym sądów arbitrażowych,
• długo i krótko terminowe deklaracje dostawcy,
• elektronicznie generowane deklaracje celne,
• dokumenty urzędowe podlegające legalizacji Apostille,
• tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych i dokumenty potwierdzone notarialnie, których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości,
• świadectw końcowego użytkownika importerów bez potwierdzenia urzędu państwowego .

Usługa legalizacyjna obejmuje różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym. Od dokumentów autorstwa wnioskodawcy, świadectw i zaświadczeń urzędów państwowych i samorządowych, do poświadczeń autentyczności kopii, kserokopii dokumentu na podstawie okazanego oryginału włącznie.

Rodzaje legalizowanych i wystawianych przez Izbę dokumentów:

1. Dokumenty handlowe: faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż tłumaczy przysięgłych
2. Dokumenty przewozowe, np. konosamenty, faktury transportowe i inne dokumenty związane z przewozem
3. Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową
4. Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego
5. Poświadczanie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, które są   uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru
6. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

Jakie dokumenty i czynności nie podlegają legalizacji KIG:

1. 1. Zaświadczenia i raporty bankowe, ale również deklaracje przedsiębiorców o posiadanych kontach bankowych.
   2. Zaświadczenia i decyzje wydane przez urzędy skarbowe.
   3. Dokumenty sądowe oraz wyroki i postanowienia sądów arbitrażowych (w tym rejestry KRS).
   4. Decyzje i zaświadczenia administracji celnej oraz elektronicznie generowane deklaracje celne.
   5. Długo i krótko terminowe deklaracje dostawców, które podpisywane są jedynie przez firmy.
   6. Dokumenty urzędowe osób prywatnych podlegające legalizacji Apostille.
   7. Wydruki, kserokopie lub niepodpisane dokumenty.
   8. Dokumenty podpisane elektronicznie.
   9. Kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. KIG nie wykonuje również potwierdzeń za zgodność z oryginałem.
   10. Dokumenty i certyfikaty zagranicznych firm i instytucji.
   11. Tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych (dalsza legalizacja w MSZ) i dokumenty potwierdzone notarialnie (dalsza legalizacja w sądzie), których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
   12. Dokumenty o charakterze prawnym m.in. umowy,  pełnomocnictwa nie dotyczące spraw handlowych oraz deklaracje firm o statusie prawnym i/lub następstwie prawnym, certyfikaty siły wyższej (takie dokumenty po analizie prawnej wystawia na wniosek firm radca prawny KIG).
   13. Deklaracje przedsiębiorców o towarach podwójnego zastosowania, certyfikaty końcowego użytkownika i oświadczenia firm o zaistnieniu okoliczności siły wyższej.
   14. Zaproszenia dla obcokrajowców.

Z inicjatywy Ministerstwa Spraw Zagranicznych legalizacja kserokopii dokumentów „za zgodność z oryginałem” od dnia 29.09.2016 r. realizowana jest w następujący sposób: w przypadku konieczności uwierzytelnienia kserokopii dokumentów przez Izbę eksporter przygotowuje własne oświadczenie  kierowane do zagranicznego klienta potwierdzające informacje zawarte w ksero dokumentu.
Ksero dokumentu jest załącznikiem do oświadczenia.

Oświadczenie przygotowane jest jako odrębny dokument zawierający proponowaną treść:

W związku z (rejestracją produktów handlowych na rynku….. /rozpoczęciem współpracy handlowej/ koniecznością potwierdzenia …..) deklarujemy, że (nasze produkty są zarejestrowane w /…..  dopuszczone do obrotu…/ produkowane zgodnie z normami ….) co potwierdzone jest dokumentem ….. wystawionym przez ……………, którego kserokopia zamieszczona jest  w załączeniu.

Cena legalizacji za 1 oryginał i do 4 kopii wynosi 80 zł (stawka VAT 0% lub 23%).

Przy składaniu dokumentów do legalizacji  należy każdorazowo dołączyć wypełniony przez przedsiębiorcę wniosek.

W związku z coraz większym zainteresowaniem polskich firm legalizacją dokumentów potwierdzających wolną sprzedaż na rynku, tj. świadectw wolnej sprzedaży (cerificate of free sale) na różne produkty, w tym suplementy diety, napoje energetyczne, izotoniczne i inne produkty spożywcze informujemy, że polskie firmy mają możliwość uzyskania urzędowych świadectw na te produkty wydawanych przez właściwe urzędy (Główny Urząd Sanitarny/Powiatowy Urząd Sanitarny).

W przypadku wnioskowania o potwierdzanie własnych deklaracji dla tej grupy produktów firmy zobowiązane są przedłożyć:

• wniosek o legalizację,
• dokumenty do legalizacji,
• dokument urzędowy potwierdzający zgłoszenie przez firmę wnioskującą o legalizację dopuszczenie do obrotu konkretnych wyrobów umieszczonych w dokumentach do legalizacji,
• oświadczenie firmy wnioskującej o legalizację o legalności wprowadzenia do obrotu towarów ujętych w dokumencie do legalizacji (szablon oświadczenia poniżej, dostarczony na papierze firmowym Wnioskodawcy)

W imieniu firmy (WPISAĆ NAZWĘ FIRMY) oświadczam, że w zakresie wnioskowanej sprawy, posiadamy niezbędne zezwolenia i dopuszczenia właściwych urzędów potwierdzających możliwość swobodnej sprzedaży dla towarów wymienionych w dokumentach do legalizacji oraz oświadczam, że reprezentowana przeze mnie firma działa w oparciu o obowiązujące prawo.

W załączeniu przedstawiam kserokopie dokumentów potwierdzających powyższe okoliczności

Podpis upoważnionego przedstawiciela Wnioskodawcy

Eksport a koronawirus. Uniknij kar i utrzymaj kontrahentów

Prowadzisz działalność biznesową z zagranicą, a sytuacja związana z COVID-19 uniemożliwia ci lub bardzo utrudnia realizację dostaw? Obawiasz się utraty kontrahentów i kar finansowych za nieprzestrzeganie terminów? Możesz wystąpić o „zaświadczenie o działaniu siły wyższej”, które zwalnia cię od odpowiedzialności kontraktowe oraz o zaświadczenie dotyczące przekroczenia terminów odprawy czasowej. Cała procedura będzie maksymalnie skrócona od momentu złożenia wniosku. Zobacz, jak łatwo możesz uzyskać dokumenty w Krajowej Izbie Gospodarczej.

Co musisz zrobić, aby uzyskać dokument?

• Złóż wniosek w Biurze Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA. Wniosek możesz złożyć osobiście w siedzibie KIG (ul. Trębacka 4, Warszawa) lub online na adres: legalizacja@kig.pl.
  Pamiętaj, że po złożeniu wniosku elektronicznie będziesz zobowiązany do przedłożenia oryginałów przy odbiorze zaświadczenia.
• Formularze wniosków wraz z wykazem niezbędnych dokumentów, jakie musisz dostarczyć, są dostępne na stronie KIG w zakładce Zaświadczenia.
• Zaświadczenie możesz uzyskać w języku polskim i angielskim, a w razie potrzeby również w innych językach.
• Koszt wystawienia zaświadczenia zależy od złożoności wnioskowanej sprawy i wynosi od 600 PLN do 1200 PLN.
• Średni czas oczekiwania na zaświadczenie, w zależności od skomplikowania sprawy, wynosi od kliku dni do dwóch tygodni. Pamiętaj, że czas oczekiwania zależy od kompletności przekazanej dokumentacji. Prosimy o pozyskiwanie drogą telefoniczną lub mailową niezbędnych informacji i wyjaśnień, tak aby maksymalnie skrócić czas analizy dokumentów.
• Zaświadczenie odbierasz osobiście w siedzibie KIG lub otrzymasz pocztą.

Jakie dokumenty możesz uzyskać w Krajowej Izbie Gospodarczej:

• Zaświadczenie o statusie prawnym podmiotu gospodarczego, jego przedmiocie działalności i zasadach reprezentacji oraz innych podstawowych okolicznościach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
• Zaświadczenie o następstwie prawnym oraz wszelkich innych okolicznościach powodujących przejście praw i obowiązków.
• Zaświadczenie o zaistnieniu okoliczności mogących stanowić podstawę do zwolnienia od odpowiedzialności kontraktowej.
• Zaświadczenie o innych okolicznościach, które mogą zostać potwierdzone przez Krajową Izbę Gospodarczą.

Biuro Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA w Krajowej Izbie Gospodarczej
ul. Trębacka 4 w Warszawie.
Wnioski można składać od poniedziałku do piątku w godz. 10.00-14.00 lub online: legalizacja@kig.pl

Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerami telefonów:
+ 48 22 630 97 17
+ 48 22 630 98 99
+ 48 22 630 99 07

Wszystkie nawozy sprzedawane w Polsce muszą być zarejestrowane w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi na podstawie decyzji administracyjnej tego ministerstwa.

Zatem producent nawozu musi posiadać stosowną decyzję opatrzoną numerem.

Wykaz nawozów dopuszczonych do obrotu na terenie RP znajduje się na stronie Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi   www.gov.pl/web/rolnictwo/wykaz-nawozow-i-srodkow-wspomagajacych-uprawe-roslin

Ministerstwo nie wydaje świadectw wolnej sprzedaży natomiast może wystawić zaświadczenia dla celów potwierdzenia faktu rejestracji produktu.

Takie zaświadczenie może być legalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą.  W oparciu o decyzję lub zaświadczenie Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi może być również zalegalizowana własna deklaracja firmy po złożeniu przez jej upoważnione osoby oświadczenia według wzoru: DO POBRANIA

W sprawie legalizacji może zwracać się również eksporter, który nie jest producentem. W takim przypadku eksporter musi uzyskać wspomniane dokumenty od producenta (uwierzytelnione kopie).

Należy jednak dokładnie zweryfikować zgodność informacji o produkcie i posiadaczu decyzji z informacjami zamieszczonymi we wniosku o legalizację dokumentu handlowego.

Brak urzędowej decyzji i/lub zaświadczenia wyklucza możliwość legalizacji zaświadczenia o wolnej sprzedaży, świadectwa jakości lub podobnego dokumentu wystawionego przez wnioskodawcę.

W przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości co do złożonego w tej sprawie wniosku zalecamy przesłanie skanów dokumentów do KIG BLCA celem ich sprawdzenia.

W przypadku legalizacji dokumentów określonych przez stronę zagraniczną na potrzeby zatrudnienia zagranicznych pracowników należy postępować zgodnie z procedurą Krajowej Izby Gospodarczej.

Procedura legalizacji dokumentów na potrzeby zatrudnienia zagranicznych pracowników: Tutaj

Wniosek o legalizację dokumentów: Tutaj

Załącznik do wniosku (oświadczenie na potrzeby zatrudnienia zagranicznych pracowników): Tutaj

W nawiązaniu do korespondencji jaką otrzymaliśmy z Krajowej Izby Gospodarczej w Warszawie prosimy o zapoznanie się z informacjami i dostosowanie do poniższych zaleceń:

1. Wydawanie świadectw pochodzenia towarów eksportowych zgodnie z Ustawą Prawo Celne z dnia 19.03.2004 r. leży w gestii urzędów celnych. Izby gospodarcze mogą wystawiać dodatkowe zaświadczenia o pochodzeniu na formularzu KIG ale jedynie w uzasadnionych przypadkach. Istnieje zatem konieczność gromadzenia dokumentacji związanej z wydawaniem świadectw pochodzenia na formularzu KIG tzw. „białych” tj: – kopii dokumentów tj kontraktu lub  akredytywy z których wynikać będzie potrzeba wystawienia świadectwa „białego” lub dodatkowego potwierdzenia przez Izbę.
2. W wystawianych „białych” świadectwach pochodzenia należy wpisywać dane zgodne ze świadectwem pochodzenia UC (zgodność nazwy i ilości towaru, nazwy i adresu eksportera, pochodzenia towaru, innych danych ujętych w urzędowym świadectwie pochodzenia). Data wystawienia „białego” świadectwa pochodzenia nie może być wcześniejsza niż świadectwa pochodzenia UC.
3. Świadectwa pochodzenia urzędu celnego będące podstawą do wydania świadectwa „białego” muszą być dostarczane do izby w kopi i w oryginale do wglądu.
4. Świadectwa przewozowe EUR nie są podstawą do wystawienia Certyfikatu of  Origin.

We wniosku o dodatkową legalizację świadectwa pochodzenia   wystawionego przez urząd celny, przedsiębiorca wnioskujący powinien  podać powód występowania o  dodatkową legalizację, który zaznacza w  formularzu. Do wniosku przedsiębiorca załącza  kserokopię świadectwa  pochodzenia wystawionego przez urząd celny.

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Krajowa Izba Gospodarcza z siedzibą w Warszawie 00-074, ul. Trębacka 4, tel.: 22 6309 600, email: kig@kig.pl.
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu wykonania czynności legalizacji dokumentów handlowych na podstawie 6 ust 1 lit. b) i c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, w szczególności Ustawy o izbach gospodarczych, Wspólnotowego Kodeksu Celnego i Przepisów wykonawczych do Wspólnotowego Kodeksu Celnego.
3. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być organy publiczne, instytucje lub podmioty trzecie uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, w tym Ministerstwo Finansów, Urzędy Skarbowe, CBA, CBŚ, Prokurator Generalny oraz pracownicy i współpracownicy Krajowej Izby Gospodarczej upoważnieni do przetwarzania danych osobowych.
4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia czynności legalizacyjnych oraz okres niezbędny w procesie weryfikacji zalegalizowanych dokumentów oraz ewentualnych przyszłych roszczeń wspólnych oraz roszczeń osób trzecich.
5. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania.
6. Jeśli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest związane z wymogiem uzyskania legalizacji dokumentu handlowego. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w razie niepodania danych osobowych czynność legalizacji dokumentu handlowego nie zostanie wykonana.
8. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.