Praca – Asystent Zarządu OIG

Opolska Izba Gospodarcza zatrudni Pracownika na stanowisku: Asystent Zarządu – umowa o pracę na zastępstwo. CV prosimy kierować na adres e-mail: grazyna.tlalka@oig.opole.pl Tel. 77 441 76 68/9

Zakres obowiązków:

  • Profesjonalna obsługa pracy Prezesa Zarządu,
  • Prowadzenie kalendarza spotkań Prezesa Zarządu,
  • Koordynowanie współpracy Prezesa Zarządu z poszczególnymi działami firmy i Pracownikami,
  • Organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu – kancelarii firmy, prowadzenie rejestrów korespondencji, redagowanie pism i nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów,
  • Rzetelne prowadzenie zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy,
  • Nadzorowanie i odbieranie korespondencji pocztowej,
  • Bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych prac,
  • Ścisłe i terminowe rozliczanie się z powierzonych zadań,
  • Zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych,
  • Monitorowanie rozmów telefonicznych, przyjmowanie wyznaczonych interesantów,
  • Przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji Prezesowi Zarządu,
  • Przygotowywanie i prowadzenie prezentacji na potrzeby Prezesa Zarządu i jego gości,
  • Tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i Przełożonego,
  • Organizacja i obsługa spotkań oraz narad Zarządu,
  • Zbieranie danych i ich analiza, raportowanie i sporządzanie protokołów z zebrań,
  • Udział w pracach związanych z organizowaniem procesów biznesowych,
  • Należyte przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów,
  • Kontaktowanie się i współpraca z instytucjami zewnętrznymi,
  • Przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, w tym tajemnicy służbowej,
  • Wykonywanie innych zleconych poleceń służbowych Prezesa Zarządu OIG.

Wymagania związane ze stanowiskiem:

  • Wykształcenie wyższe (min. licencjat),
  • Bardzo dobra znajomość obsługi komputera, w tym pakietu MS Office,
  • Znajomość języka angielskiego lub niemieckiego w stopniu komunikatywnym,
  • Komunikatywność, wysoka kultura osobista,
  • Rzetelność, odpowiedzialność, samodzielność oraz dobra organizacja pracy własnej.
  • Mile widziane kilkuletnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.