baner1

Legalizacje dokumentów

 

Dokonujemy  czynności legalizacyjne

Działalność legalizacyjna w  Opolskiej Izbie Gospodarczej dokonywana jest w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej na podstawie ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r., z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce.

Usługa legalizacyjna obejmuje różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, od dokumentów autorstwa wnioskodawcy, świadectw i zaświadczeń urzędów państwowych i samorządowych, do poświadczeń autentyczności kopii, kserokopii dokumentu na podstawie okazanego oryginału włącznie.

Rodzaje legalizowanych i wystawianych przez Izbę dokumentów:

  1. Różne dokumenty handlowe: faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż tłumaczy przysięgłych.
  2. Dokumenty przewozowe, np. konosamenty, faktury transportowe i inne dokumenty związane z przewozem.
  3. Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
  4. Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
  5. Kopie i kserokopie dokumentów poświadczane za zgodność okazanymi oryginałami.
  6. Poświadczanie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
  7. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

Opolska Izba Gospodarcza nie legalizuje:

  1. zaświadczeń i raportów bankowych
  2. zaświadczeń i decyzji wydanych przez urzędy skarbowe,
  3. dokumentów sądowych, w tym sądów arbitrażowych,
  4. długo i krótko terminowych deklaracji dostawcy,
  5. elektronicznie generowanych deklaracji celnych,
  6. dokumentów urzędowych podlegających legalizacji Apostille,
  7. kserokopii lub dokumentów nie podpisanych,
  8. tłumaczeń wykonanych przez tłumaczy przysięgłych i dokumentów potwierdzonych notarialnie, których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.

Jakie wymogi należy spełnić, aby zalegalizować dokumenty?

Przedsiębiorca występujący o legalizację dokumentów składa dokumenty podstawowe dotyczące jego firmy i dokumenty do legalizacji.

Dokumenty podstawowe

  • Dokument z organów rejestrowych potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej.
  • Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON.
  • Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP).
  • Uwierzytelnione notarialnie wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego lub potwierdzone przez pracownika Izby na podstawie oryginałów w/w dokumentów.

Dokumenty do legalizacji

Dokumenty do legalizacji powinny być przedkładane przez przedsiębiorcę w określonej przez niego ilości egzemplarzy i jednego egzemplarza dodatkowego przeznaczonego do dokumentacji, która pozostaje w Dziale Legalizacji  Opolskiej Izby Gospodarczej . Wszystkie egzemplarze dokumentów przedłożonych do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa.


Uprzejmie informujemy, że z inicjatywy Ministerstwa Spraw Zagranicznych legalizacja kserokopii dokumentów „za zgodność z oryginałem” od dnia 09.2016 r. realizowana jest w następujący sposób:

w przypadku konieczności uwierzytelnienia kserokopii dokumentów przez Izbę eksporter przygotowuje własne oświadczenie  kierowane do zagranicznego klienta potwierdzające informacje zawarte w ksero dokumentu. Ksero dokumentu jest załącznikiem do oświadczenia.

Oświadczenie przygotowane jest jako odrębny dokument zawierający proponowaną treść:

„W związku z (rejestracją produktów handlowych na rynku….. /rozpoczęciem współpracy handlowej/ koniecznością potwierdzenia …..) deklarujemy, że (nasze produkty są zarejestrowane w /…..  dopuszczone do obrotu…/ produkowane zgodnie z normami ….) co potwierdzone jest dokumentem ….. wystawionym przez ……………, którego kserokopia zamieszczona jest  w załączeniu.”

Cena legalizacji za 1 oryginał i do 4 kopii wynosi 80 zł (stawka VAT 0% lub 23%).

Przy składaniu dokumentów do legalizacji  należy każdorazowo dołączyć wypełniony przez przedsiębiorcę wniosek.


 

Legalizacji podlegają jedynie oryginalnie podpisane dokumenty. Z procesu legalizacji wyłączone są dokumenty nie podpisane, dokumenty z podpisami naniesionymi elektronicznie lub poligraficznie, kserokopie i skany, wydruki dokumentów i inne, o których informujemy w trakcie szkoleń i w naszej korespondencji.

 Zwracamy Państwa uwagę, że kryterium oryginalności nie spełniają i w związku z tym nie mogą być legalizowane dokumenty:

 zarówno własne lub zewnętrzne, które są kserowane i następnie oryginalnie podpisywane przez reprezentację (np. kserokopia certyfikatu ISO podpisana oryginalnie przez reprezentację firmy),

  1. podpisane przez reprezentację częściowo elektronicznie, a częściowo oryginalnie (np. świadectwo analizy producenta ze skanem podpisu laboranta i oryginalnym podpisem reprezentacji),
  2. wydruki elektroniczne np. z CEIDG, KRS, REGON lub innych elektronicznych rejestrów, nawet po ich podpisaniu przez upoważnionych przedstawicieli firmy,
  3. umowy handlowe ze skserowanymi podpisami strony zagranicznej, mimo, że nie są one przedmiotem naszego zainteresowania przy procesie legalizacji podpisów polskiej strony,
  4. kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem i to niezależnie od tego, czy potwierdzenia dokonuje wnioskodawca, czy urząd państwowy (np. kopie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny). Legalizację można wykonać na oryginalnie podpisanych kopiach pod warunkiem legalizacji również oryginału lub oryginalnie podpisanych duplikatach.

Jednocześnie podkreślamy, że są też dokumenty, które nie podlegają legalizacji chociaż są wystawione i podpisane w oryginale. Do nich należy zaliczyć:

  1. zaświadczenia i raporty bankowe,
  2. zaświadczenia i decyzje wydane przez urzędy skarbowe,
  3. dokumenty sądowe i wyroki, w tym sądów arbitrażowych,
  4. długo i krótko terminowe deklaracje dostawcy,
  5. elektronicznie generowane deklaracje celne,
  6. dokumenty urzędowe podlegające legalizacji Apostille,
  7. tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych i dokumenty potwierdzone notarialnie, których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości,
  8. świadectw końcowego użytkownika importerów bez potwierdzenia urzędu państwowego .

 


W związku z coraz większym zainteresowaniem polskich firm legalizacją dokumentów potwierdzających wolną sprzedaż na rynku tj. świadectw wolnej sprzedaży (cerificate of free sale) na różne produkty, w tym suplementy diety, napoje energetyczne, izotoniczne i inne produkty spożywcze informujemy, że polskie firmy mają możliwość uzyskania urzędowych świadectw na te produkty wydawanych przez właściwe urzędy (Główny Urząd Sanitarny/Powiatowy Urząd Sanitarny).

 W przypadku wnioskowania o potwierdzanie własnych deklaracji dla tej grupy produktów firmy zobowiązane są przedłożyć:

  • wniosek o legalizację,
  • dokumenty do legalizacji,
  • dokument urzędowy potwierdzający zgłoszenie przez firmę wnioskującą o legalizację dopuszczenie do obrotu konkretnych wyrobów umieszczonych w dokumentach do legalizacji,
  • oświadczenie firmy wnioskującej o legalizację o legalności wprowadzenia do obrotu towarów ujętych w dokumencie do legalizacji (szablon oświadczenia poniżej, na papierze firmowym Wnioskodawcy)

 W imieniu firmy (WPISAĆ NAZWĘ FIRMY) oświadczam, że w zakresie wnioskowanej sprawy, posiadamy niezbędne zezwolenia i dopuszczenia właściwych urzędów potwierdzających możliwość swobodnej sprzedaży dla towarów wymienionych w dokumentach do legalizacji oraz oświadczam, że reprezentowana przeze mnie firma działa w oparciu o obowiązujące prawo.

 

W załączeniu przedstawiam kserokopie dokumentów potwierdzających powyższe okoliczności

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

 

……………………………………………

Podpis upoważnionego przedstawiciela Wnioskodawcy


UWAGA

W przypadku legalizacji dokumentów określonych przez stronę zagraniczną na potrzeby zatrudnienia zagranicznych pracowników należy postępować zgodnie z procedurą Krajowej Izby Gospodarczej.

Procedura legalizacji dokumentów na potrzeby zatrudnienia zagranicznych pracowników: Tutaj

Wniosek o legalizację dokumentów: Tutaj

Załącznik do wniosku (oświadczenie na potrzeby zatrudnienia zagranicznych pracowników): Tutaj


UWAGA

W nawiązaniu do korespondencji jaką otrzymaliśmy z Krajowej Izby Gospodarczej w Warszawie prosimy o zapoznanie się z informacjami i dostosowanie do poniższych zaleceń:

1/ Wydawanie świadectw pochodzenia towarów eksportowych zgodnie z Ustawą Prawo Celne z dnia 19.03.2004 r. leży w gestii urzędów celnych. Izby gospodarcze mogą wystawiać dodatkowe zaświadczenia o pochodzeniu na formularzu KIG ale jedynie w uzasadnionych przypadkach. Istnieje zatem konieczność gromadzenia dokumentacji związanej z wydawaniem świadectw pochodzenia na formularzu KIG tzw. „białych” tj:

– kopii dokumentów tj kontraktu lub  akredytywy z których wynikać będzie potrzeba wystawienia świadectwa „białego” lub dodatkowego potwierdzenia przez Izbę.

2/ W wystawianych „białych” świadectwach pochodzenia należy wpisywać dane zgodne ze świadectwem pochodzenia UC (zgodność nazwy i ilości towaru, nazwy i adresu eksportera, pochodzenia towaru, innych danych ujętych w urzędowym świadectwie pochodzenia). Data wystawienia „białego” świadectwa pochodzenia nie może być wcześniejsza niż świadectwa pochodzenia UC.

3/ Świadectwa pochodzenia urzędu celnego będące podstawą do wydania świadectwa „białego” muszą być dostarczane do izby w kopi i w oryginale do wglądu.

4/ Świadectwa przewozowe EUR nie są podstawą do wystawienia Certyfikatu of  Origin.

We wniosku o dodatkową legalizację świadectwa pochodzenia   wystawionego przez urząd celny, przedsiębiorca wnioskujący powinien  podać powód występowania o  dodatkową legalizację, który zaznacza w  formularzu. Do wniosku przedsiębiorca załącza  kserokopię świadectwa  pochodzenia wystawionego przez urząd celny.


 

KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy, iż:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Krajowa Izba Gospodarcza z siedzibą w Warszawie 00-074, ul. Trębacka 4, tel.: 22 6309 600, email: kig@kig.pl.
  2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu wykonania czynności legalizacji dokumentów handlowych na podstawie 6 ust 1 lit. b) i c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, w szczególności Ustawy o izbach gospodarczych, Wspólnotowego Kodeksu Celnego i Przepisów wykonawczych do Wspólnotowego Kodeksu Celnego.
  3. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być organy publiczne, instytucje lub podmioty trzecie uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, w tym Ministerstwo Finansów, Urzędy Skarbowe, CBA, CBŚ, Prokurator Generalny oraz pracownicy i współpracownicy Krajowej Izby Gospodarczej upoważnieni do przetwarzania danych osobowych.
  4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia czynności legalizacyjnych oraz okres niezbędny w procesie weryfikacji zalegalizowanych dokumentów oraz ewentualnych przyszłych roszczeń wspólnych oraz roszczeń osób trzecich.
  5. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania.
  6. Jeśli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest związane z wymogiem uzyskania legalizacji dokumentu handlowego. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w razie niepodania danych osobowych czynność legalizacji dokumentu handlowego nie zostanie wykonana.
  8. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

Zapraszamy  od poniedziałku do piątku  w godz. od 7:30 do 15.00

Osoba do kontaktu:

Grażyna Koryzma Specjalista ds. relacji z otoczeniem i legalizacji dokumentów

Tel. 77 44 17 668(669)

e-mail. g.koryzma@oig.opole.pl